Pasos Para Organizar un Evento en Bogotá

Julio 01, 2019

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Un evento es todo acto social en el marco de un acontecimiento importante, al que pueden asistir desde una cuantas personas hasta una innumerable multitud.

Hay muchos tipos de eventos: el aniversario de una empresa, la designación de la junta directiva de una organización, el lanzamiento de un nuevo producto al mercado, la inauguración de un negocio, la promoción de un nuevo álbum musical, una exposición artística, la presentación de un deportista en un club profesional, la fiesta de cierre de un congreso académico, un desfile de modas, un evento caritativo o de recolección de dinero para una causa, un certamen de belleza, un acto de graduación, una festividad religiosa… ¡y la lista sigue creciendo!

Pero organizar un evento empresarial de gran magnitud no es una tarea sencilla. Requiere de una alta dosis de planificación y organización. En estos tipos de eventos suele asistir una gran cantidad de personas y esto puede ser muy complicado para un organizador sin experiencia.

¿Qué tipo de evento es? ¿Habrá alguna destacada personalidad entre los invitados? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Dónde se realizará? ¿La fecha coincide con otro evento o día feriado? ¿Habrá música, multimedia, videoconferencia? ¿Habrá comidas y bebidas? ¿En evento es para todo público, por invitación o por venta de entradas? ¿Cuáles son las medidas de seguridad? ¿Qué planes hay ante imprevistos? Estas y muchas preguntas más deben estar meticulosamente respondidas por un organizador de eventos ampliamente calificado y con mucha experiencia.

Veamos qué tipo de eventos más frecuentes organizan las empresas, revisemos algunas estadísticas interesantes sobre los eventos más importantes que se realizan en Bogotá, cuáles son los errores más comunes que ocurren en la organización de eventos y analicemos brevemente cómo debe realizarse un evento paso a paso.

Tipos de Eventos Empresariales Más Destacados

Eventos Más Populares en Bogotá

De acuerdo a las principales empresas de viajes y turismo del país, los eventos más populares en Bogotá ―es decir, los más mediáticos y a los que asisten grandes cantidades de personas― son:
  1. Expoartesanías: es la feria de artesanías y productos culturales más grande de Colombia y se realiza anualmente. Este año será del 4 al 17 de diciembre en Corferias.

  2. Rock al Parque: es el festival de rock gratuito más importante del país, al que asisten agrupaciones y cantantes nacionales e internacionales, incluyendo orquestas sinfónicas. Se realiza en el Parque Simón Bolívar de la ciudad.

  3. Festival de Verano de Bogotá: este multitudinario evento se realiza en todos los meses de agosto para conmemorar el aniversario de la ciudad. Se organizan más de 200 actividades culturales, deportivas y recreativas en diferentes parques de la ciudad, como Servitá, Timiza y Cayetano Cañizares.

  4. Festival Estéreo Picnic: es un evento de tres días con mucha música alternativa y entretenimiento cultural al que asisten grandes multitudes. Este año se realizó en el Parque Deportivo Bogotá.

  5. Ágora Bogotá: es una gran exposición de talla internacional donde confluyen las principales compañías y empresas organizadoras de eventos del país, gracias a la alianza entre la Cámara de Comercio de Bogotá, Corferias, Fontur y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Errores Más Frecuentes en la Organización de Eventos

Pasos Para Organizar un Evento en Bogotá

  1. Determine los objetivos y propósitos del evento.

  2. Establezca el tipo de evento más adecuado: feria, seminario, conferencia, fiesta al aire libre, almuerzo, cena, cócktail, etcétera.

  3. Diseñar un plan que involucre el mejor día, hora y lugar del evento, la cantidad y tipo de personas que asistirán, el presupuesto y un cronograma de actividades antes, durante y después del evento. Recuerde tener planes alternos que no se salgan de la planificación general.

  4. Ejecute el plan: reservación del lugar, contratación del catering, envío de invitaciones, etcétera.

  5. Revise los detalles finales antes del evento.

  6. Durante el desarrollo del evento, verifique que se cumpla la planificación y haga los ajustes necesarios ante cualquier imprevisto.

  7. Culminado el evento, realice una evaluación rigurosa del evento, perfeccione lo que salió bien y tome medidas correctivas para evitar errores en un futuro.

Seleccione a la Mejor Empresa de Eventos de Bogotá

Como puede apreciar, hay infinidad de eventos y cada uno de ellos exige una organización rigurosa para garantizar su éxito. No deje su evento al azar ni confíe en manos inexpertas, sino en una reconocida empresa organizadora de eventos sociales y corporativos como Bla Bla Eventos, que ofrece servicios de logística, organización y realización de eventos de cualquier tipo, sin importar la magnitud o cantidad de personas asistentes.

Recuerde que la reputación de su empresa, marca, producto o servicio, pueden afectarse para siempre si su evento empresarial es un desastre. Lo mejor es contratar a una empresa experimentada como Bla Bla Eventos, que cuenta con personal calificado y recursos para garantizar que su evento sea el mejor de todos.

¡No lo piense más! Llame al 320-9966192 para que se ponga en contacto con los profesionales de Bla Bla Eventos, quienes atenderán su solicitud y de inmediato organizarán su evento empresarial. ¡Estamos deseosos de apoyarle para que su evento sea inolvidable!

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